第一步
定義範圍 (Scope)
明確標出流程的「誘發事件」（例如：收到客戶訂單）以及「預期結果」（例如：商品出貨完成）。
關鍵問題：
- 這個流程從哪裡開始？
- 到哪裡結束？
- 成功的標準是什麼？
Digital Transformation
Step 1: 標準化作業流程
標準作業流程圖概念
專業流程圖 = 邏輯化 + 標準化
從零到一，五步成圖
準備階段：釐清核心要素（4W）
在動手畫圖前，你必須先回答這四個問題：
Who（誰）
誰負責執行這個動作？
角色/部門
What（做什麼）
具體的任務內容是什麼？
When（何時）
流程的起點與終點在哪裡？
Why（判斷標準）
在什麼情況下需要走分支出去？
決策點
繪製階段：遵循標準符號（BPMN）
為了讓所有人都能一眼看懂，請務必使用國際通用的 BPMN（商業流程模型與標記） 基本符號：
準備作業 (Start)
流程圖開始
處理 (Process)
處理程序
決策 (Decision)
不同方案選擇
終止 (END)
流程圖終止
路徑 (Path)
指示路徑方向
文件 (Document)
輸入或輸出文件
已定義處理 (Predefined Process)
使用某一已定義之處理程序
連接 (Connector)
流程圖向另一流程圖之出口;或從另一地方之入口
註解 (Comment)
表示附註說明之用
實作步驟：五步成圖法
第二步
列出關鍵步驟
先不要管美觀，用清單寫下所有步驟。
範例：
- 接收需求
- 審核資格
- (若通過) 執行任務 / (若失敗) 回覆拒絕
- 結案
第三步
加入「泳道圖」架構 (Swimlanes)
如果流程涉及多個部門（如：業務部、財務部、倉庫），建議使用泳道圖。垂直或水平分割區塊，讓各單位的職責一目了然。
優點：
- 清楚標示各部門責任
- 避免職責混淆
- 便於跨部門溝通
第四步
連接路徑與邏輯檢查
確保每一個「判斷菱形」都有至少兩條出線（Yes/No），且每個步驟都最終指向「結束」，沒有死循環。
檢查重點：
- 每個決策點都有明確的 Yes/No 路徑
- 所有路徑最終都會到達結束點
- 沒有無法到達的死路
- 沒有無限循環
第五步
優化與文字精簡
- 動作描述使用「動詞 + 名詞」（例如：審核合約，而非合約審核中）
- 路徑由左至右、由上至下，避免線條交叉
- 保持視覺清晰，避免過度複雜
✅ 好的描述：
- 「審核合約」
- 「發送通知」
- 「確認付款」
❌ 避免：
- 「合約審核中」
- 「通知發送中」
- 「付款確認中」