1
操作順序被「鎖定」
- 欄位只能依 SOP 順序輸入
- 未完成前一步，下一步無法操作
- 必填欄位強制檢核
📌 目的：防止跳步、漏步
Digital Transformation
Step 2: 標準化系統作業程序
系統標準化操作程序
好的系統 SOP 畫面，不是讓人「學會操作」
而是讓人「無法不照 SOP 操作」
什麼是系統標準化操作程序畫面？
把 SOP 以「可視化、可操作、可控管」的方式內嵌到系統畫面中，而不是只存在於文件或 PDF。
✅ 系統 SOP 畫面：
- 照著系統走，就不會做錯
- 操作順序被鎖定
- 系統引導，不需要記憶
❌ 傳統方式：
- 去翻 SOP 文件
- 靠資深人員口頭教
- 靠個人經驗記憶
為什麼要把 SOP 做進系統畫面？
在自動化或數位化前，標準化畫面本身就是一種「半自動化」：
- 降低人為錯誤
- 縮短新人上手時間
- 為後續 RPA / AI 奠定規則基礎
- 避免「自動化一個不一致的流程」
👉 沒有畫面標準化，就很難做成功的自動化。
標準化操作畫面的 6 個核心設計原則
2
系統引導，而不是靠記憶
- 每一步都有清楚的提示文字
- 使用 tooltips / 說明標籤
- 顯示「你現在在哪一步」
📌 目的：讓 SOP 變成操作，而不是閱讀理解
3
預設值與選單化
- 下拉選單取代自由輸入
- 系統自動帶入預設值
- 減少鍵盤輸入
📌 目的：降低變異性，提升一致性
4
即時錯誤檢核與回饋
- 當下就提示錯誤原因
- 告訴使用者「怎麼修正」
- 避免事後才退件
📌 目的：即時糾偏，而非事後補救
5
權限與角色導向畫面
- 不同角色看到不同欄位
- 只有該做的人，才能做該步驟
- 防止越權或誤操作
📌 目的：讓責任與流程自然落位
6
操作軌跡可追蹤（Audit Trail）
- 記錄誰、何時、做了什麼
- 保留修改前後差異
- 支援稽核與問題回溯
📌 目的：可控、可查、可改善